26/04/2010 Tài liệu Hướng dẫn Quản lý các nhóm sinh viên gửi e-mail Outlook Live (Yêu cầu đặt ra)

Yêu cầu đặt ra:

Dưới đây là các Trường hợp chính của các Trường v/v quản lý nhóm gửi / nhận e-mail thông qua các công cụ của Microsoft Live@edu.

1. Quản lý các nhóm e-mail gửi cho sinh viên theo các trường fields” thông tin có từ các Hệ thống điện tử của Trường như: quản lý tín chỉ, quản lý chấm điểm, hệ thống thi tín chỉ…

Ví dụ:

– Quản lý nhóm theo khoa “khoa CNTT & Toán ứng dụng”. địa chỉ email nhóm: kcntt@university.edu.vn

– Quản lý nhóm theo bộ môn “Bộ môn Quản trị mạng” . địa chỉ email nhóm: qtm@university.edu.vn

– Quản lý nhóm ghép giữa bộ môn và khoa. địa chỉ email nhóm: qtm_kcntt@university.edu.vn

– Quản lý nhóm ghép hệ với khoa và khoá học. địa chỉ email nhóm: dh_cntt_k10@university.edu.vn

v.v…

2. Quản lý các nhóm e-mail theo hệ thống “Tín chỉ” đảm bảo được việc gửi thông tin cho từng sinh viên, khi mà mỗi sinh viên có thể học nhiều Bộ môn, nhiều ngành hoặc nhiều lớp khác nhau hoặc thay đổi thông tin của sinh viên, do đó cách gửi thư thông qua cách quản lý nhóm trên là không linh hoạt, mất thời gian thay đổi.

Với 2 trường hợp trên, Hệ thống dịch vụ e-mail của Outlook Live có thể áp dụng theo các bước sau:

Vấn đề kỹ thuật:

Bulk E-Mail and Daily Recipient Rate Limits

Chủ đề được sửa đổi lần cuối: 2010-03-05

Currently, the recipient rate limit, often called a sender limit or sending limit, for Outlook Live e-mail accounts is 250 recipients per day. This means a single Outlook Live account can send messages to no more than 250 recipients each day. This limit applies to messages to recipients inside and outside your organization. To send messages to more than 250 unique recipients, you have to use an account in an on-premises messaging system.

Why do we have this limit?

The recipient rate limit helps fight spam and prevent abuse by users inside your organization, hackers, or anyone using a hijacked Outlook Live account. The abuse of any Outlook Live account can impact the availability of your organization’s Outlook Live service.

Outlook Live provides additional protection, such as connection filtering and content filtering, for messages to Outlook Live recipients. For more information, see Lọc Thư rác với Outlook Live.

What if I need to support bulk e-mail that exceeds the daily limit?

There are plenty of legitimate reasons for exceeding the limit. For example, you may need to send a welcome message, billing statements, grades, or other uniquely addressed messages to many students at one time. Also, your organization may use automatic mailing applications that send e-mail messages in bulk, for example, library notifications for overdue books or announcements to parents or alumni. You can’t exceed the 250-recipient limit on messages from an Outlook Live account, but you may want to take advantage of any of the following strategies for sending large quantities of e-mail messages.

Strategies to support bulk e-mail

Let’s look at the strategies for supporting the most common bulk e-mails scenarios.

Scenario

Examples

Solution

Broadcast messages   Send the same message to a large number of users in your Outlook Live organization.

· Campus-wide announcements

· Messages to all students or all faculty members

Use dynamic distribution groups   Because a dynamic distribution group is counted as a single recipient, they’ll help you stay under the sender limit. For more information, see Gửi Thư Phát rộng tới Tất cả các Sinh viên.

Use static distribution groups   Regular distribution groups, also called public groups, are counted as a single recipient. Use a public group if the group membership won’t change very much.

Important   For large public groups and dynamic distribution groups, be sure to restrict who can send messages to the group or turn on message approval by a moderator. This will help prevent "reply-all storms" and spam sent to the group.

Bulk e-mail messages to Outlook Live mailboxes   Use mail merge or automatic mailing applications to send customized messages to uniquely addressed recipients in your Outlook Live organization.

· Library notifications

· Billing information

· Schedule information

· Grades

Use an on-premises mail server   Configure automatic mailing or mail merge applications to use an on-premises server. You must add the IP addresses for on-premises servers to Outlook Live safelists. For more information, see Quản lý Danh sách IP an toàn.

Bulk e-mail messages to external mailboxes   Use mail merge or automatic mailing applications to send customized messages to external users.

· Welcome messages with sign-in credentials sent to new students

· Messages to alumni or parents

· Messages to prospective students

Use an on-premises mail server   Configure automatic mailing or applications to use an on-premises system.

Tham khảo: http://help.outlook.com/vi-vn/140/ff381292.aspx

Gửi Thư Phát rộng tới Tất cả các Sinh viên

Chủ đề được sửa đổi lần cuối: 2009-06-18

Người quản trị trường học thường phải gửi thư e-mail cho một nhóm nhiều người dùng, như tất cả sinh viên, khoa và đội ngũ giáo viên hoặc cựu sinh viên. Ví dụ: bạn có thể phải gửi thư phát rộng về sự cố an ninh sân bãi hoặc điều kiện thời tiết xấu.

Trong Outlook Live, cách tốt nhất để thực hiện điều này là thiết lập một nhóm phân phối động cho phép bạn gửi thư tới nhiều người dùng cùng lúc. Tư cách thành viên cho các nhóm phân phối động dựa trên điều kiện bạn xác định khi bạn tạo nhóm. Nghĩa là danh sách thành viên cho một nhóm phân phối động được tính mỗi khi thư được gửi đến nhóm này.

Kết quả là, người dùng mới được tạo sau khi bạn thiết lập nhóm sẽ nhận được thư bạn đã gửi đến nhóm mà không cần bất kỳ công việc bổ sung nào. Việc này giúp dễ duy trì tư cách thành viên của nhóm phân phối động hơn các nhóm chung mà yêu cầu bạn phải thêm thành viên một cách thủ công.

Tạo một nhóm phân phối động để gửi e-mail đến tất cả sinh viên trong trường bạn

Hãy xem ví dụ về cách bạn có thể sử dụng các nhóm phân phối động cho thư khẩn. Bạn là người quản trị thư tại Trường đại học Contoso. Trong suốt cơn bão mùa đông vừa qua, ban quản trị trường yêu cầu bạn gửi e-mail cho tất cả sinh viên giải thích giờ học nào bị huỷ và phương tiện và dịch vụ nào phải đóng cửa do bão.

Bạn đã gửi thư cho tất cả các nhóm chung được duy trì bởi các bộ phận riêng. Tuy nhiên, vì tư cách thành viên của các nhóm chung là cố định nên bạn không chắc chắn liệu tư cách thành viên của các nhóm này có được cập nhật hay không hoặc liệu tất cả sinh viên thực sự đã nhận được thư của bạn hay không. Nghi vấn của bạn đã được xác nhận khi bạn nghe được thông tin rằng một số sinh viên đến trường chỉ để biết rằng giờ học bị huỷ và các toà nhà bị khoá.

Để chuẩn bị cho lần sau, bạn quyết định thiết lập nhóm phân phối động trên phạm vi toàn trường được gọi là "Tất cả Sinh viên" để giúp đảm bảo rằng mọi sinh viên sẽ nhận được những thư quan trọng này. Bạn coi đây là giải pháp tốt nhất vì:

  • Tư cách thành viên động, đơn giản hoá việc duy trì.
  • Các thành viên của nhóm không được hiển thị trong sổ địa chỉ chung vậy nên bạn có thể duy trì quyền riêng tư của sinh viên.
  • Thư được gửi đến nhóm sẽ không vượt quá giới hạn người nhận tối đa vì các nhóm được xem là một người nhận.
Lập kế hoạch và chuẩn bị

Các nhóm phân phối động sử dụng các thuộc tính của hộp thư để xác định tư cách thành viên, vậy nên bạn phải xác định xem thuộc tính hoặc các thuộc tính hộp thư nào sẽ sử dụng làm tiêu chí cho tư cách thành viên của nhóm. Bạn cũng phải xác định ai có thể gửi thư đến nhóm này.

Dựa trên nghiên cứu về các nhóm phân phối động và kế hoạch của bạn, bạn quyết định như sau:

  • Sử dụng thuộc tính CustomAttribute1 để lọc cho tư cách thành viên. Do tổ chức Outlook Live đã lưu trữ của bạn chỉ chứa các hộp thư cho sinh viên, bạn gán giá trị Student vào thuộc tính này. Hộp thư của khoa và đội ngũ giáo viên nằm trong hệ thống thư tại chỗ của bạn và bạn chưa cung cấp Outlook Live cho cựu sinh viên.
  • Gán chính bạn và Chủ tịch hội Sinh viên là người duy nhất có thể gửi thư đến nhóm này.
Thiết lập một nhóm phân phối động

Với kế hoạch hành động trong tay, bạn đã sẵn sàng áp dụng giải pháp này bằng cách thực hiện các tác vụ này:

1. Đặt cấu hình thuộc tính CustomAttribute1 cho tất cả các tài khoản.

2. Tạo nhóm phân phối động cho Tất cả Sinh viên mới.

3. Chỉ định người có thể gửi thư e-mail cho nhóm Tất cả Sinh viên.

1. Đặt cấu hình CustomAttribute1

Do tổ chức Outlook Live đã lưu trữ của bạn chỉ chứa các hộp thư cho sinh viên, chạy lệnh Windows PowerShell sau để gắn CustomAttribute1 có giá trị Student cho tất cả các tài khoản người dùng:

Copy

Get-Mailbox | Set-Mailbox -CustomAttribute1 Student

2. Tạo nhóm phân phối động cho Tất cả Sinh viên

Với CustomAttribute1 được đặt cấu hình có giá trị Student, chạy lệnh sau để tạo nhóm phân phối động mới bằng cách sử dụng thuộc tính này làm tiêu chí cho tư cách thành viên của nhóm:

Copy

New-DynamicDistributionGroup -Name "All Students" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalCustomAttribute1 Student

Địa chỉ e-mail cho nhóm này là allstudents@contoso.edu. Nhóm này xuất hiện trong sổ địa chỉ chung nhưng tư cách thành viên của nhóm không được hiển thị.

3. Chỉ định người có thể gửi thư e-mail cho nhóm Tất cả Sinh viên

Theo mặc định, bất kỳ ai đều có thể gửi thư đến nhóm phân phối động. Vậy nên quan trọng là hạn chế những ai có thể gửi thư đến nhóm này. Để đặt cấu hình nhóm Tất cả Sinh viên để chỉ bạn và Chủ tịch hội Sinh viên có thể gửi thư đến nhóm này, chạy lệnh sau:

Copy

Set-DynamicDistributionGroup "All Students" -AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers administrator@contoso.edu,student-dean@contoso.edu

Cho dù nhóm Tất cả Sinh viên xuất hiện trong sổ địa chỉ chung và bất kỳ ai cũng có thể ghi địa chỉ và gửi thư đến nhóm này, nhưng không ai nhận được thư do người khác trừ bạn và Chủ tịch hội Sinh viên gửi đến nhóm này và người khác sẽ nhận được báo cáo không gửi được (NDR) thông báo việc gửi thư của họ không thành công.

Thực tiễn tốt nhất

Xem xét các thực tiễn tốt nhất này khi bạn thiết lập và sử dụng các nhóm phân phối động:

  • Thêm thuộc tính CustomAttributeN khi lần đầu bạn cung cấp cho người dùng   Để thực hiện được việc này, thêm một thuộc tính CustomAttributeN vào tiêu đề của tệp Nhập CSV bạn sử dụng để cung cấp cho người dùng. Việc này sẽ giúp bạn không phải quay lại và cấu hình một thuộc tính sau khi tài khoản của người dùng được tạo, giống như chúng ta phải làm trong ví dụ.
  • Sử dụng thuộc tính CustomAttributeN để phân đoạn tập người dùng của bạn   Một tình huống giống với thế giới thật có thể có sinh viên, khoa và đội ngũ giáo viên và cựu sinh viên, tất cả được lưu trữ trong tổ chức Outlook Live. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các giá trị sau cho thuộc tính CustomAttributeN đối với các loại người dùng khác nhau:

Student

FacultyStaff

Alumni

Phương pháp này cho phép bạn phân đoạn tập người dùng của bạn cho việc sử dụng trong tương lai, như sử dụng các nhóm phân phối động để gửi thông tin về thuế cho khoa và đội ngũ giáo viên hoặc để gửi thư gây quỹ đến cựu sinh viên.

  • Sử dụng các thuộc tính hiện tại giúp phân đoạn tập người dùng của bạn   Nếu bạn đã cung cấp cho người dùng trong Outlook Live, bạn có thể sử dụng thuộc tính hiện tại làm tiêu chí cho nhóm phân phối động. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các thuộc tính như Office, Department, hoặc Title.
    Bạn cũng có thể sử dụng một thuộc tính hiện tại giúp bạn cấu hình thuộc tính CustomAttributeN. Trong ví dụ của chúng tôi, giả sử rằng chỉ các hộp thư Outlook Live là dành cho sinh viên. Nhưng hãy hình dung bạn cũng có hộp thư Outlook Live cho khoa và đội ngũ giáo viên. Khi bạn cung cấp hộp thư cho khoa và đội ngũ giáo viên, bạn sử dụng thuộc tính Office cho số phòng. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng lệnh sau để thêm giá trị FacultyStaff vào thuộc tính CustomAttribute1:

Copy

Get-Mailbox -Filter {Office -ne $null} | Set-Mailbox -CustomAttribute1 FacultyStaff

Vậy nên, đối với tất cả các hộp thư có thuộc tính Office không trống, chúng ta thêm giá trị FacultyStaff vào thuộc tính CustomAttribute1. Thuộc tính này không bao gồm hộp thư của sinh viên và cựu sinh viên vì họ không có văn phòng trong trường.

  • Sử dụng các nhóm chung có tư cách thành viên đóng để giới hạn người có thể gửi thư đến các nhóm phân phối động lớn   Trong ví dụ của chúng tôi, bạn và Chủ tịch hội Sinh viên là những người duy nhất có thể gửi e-mail đến nhóm Tất cả Sinh viên. Việc này có thể mạo hiểm nếu một trong số các bạn không sẵn sàng gửi thư quan trọng hoặc khẩn cấp về thời gian.
    Một phương pháp tốt hơn là xác định người có thể gửi thư đến nhóm Tất cả Sinh viên, sau đó tạo một nhóm chung có tư cách thành viên đóng và thêm những người này làm thành viên. Sử dụng tham số AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers trên lệnh ghép ngắn Set-DynamicDistributionGroup để cho phép các thành viên của nhóm này gửi thư đến nhóm Tất cả Sinh viên.
  • Ẩn các nhóm phân phối động lớn từ sổ địa chỉ chung   Bạn có thể hạn chế người gửi thư e-mail đến nhóm phân phối động, nhưng bạn cũng có thể muốn xem xét việc ẩn những loại nhóm liên quan đến quản trị này từ sổ địa chỉ chung cùng nhau.
    Để ẩn nhóm Tất cả Sinh viên, sử dụng ví dụ của chúng tôi, chạy lệnh sau:

Copy

Set-DynamicDistributionGroup "All Students" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Tham khảo: http://help.outlook.com/vi-vn/140/dd439355.aspx

Quản lý Danh sách IP an toàn

Chủ đề được sửa đổi lần cuối: 2010-02-25

Nếu có hệ thống nhắn tin tại chỗ, bạn có thể thêm địa chỉ IP của máy chủ cổng và máy chủ e-mail nội bộ của bạn vào danh sách an toàn của Outlook Live. Danh sách an toàn còn được gọi là danh sách trắng. Bạn thêm các địa chỉ IP vào danh sách an toàn của Outlook Live để đảm bảo rằng e-mail đến từ hệ thống nhắn tin tại chỗ không bị coi là thư rác.

Làm thế nào để thêm địa chỉ IP vào những danh sách an toàn này? Hãy xem Thêm địa chỉ IP vào danh sách IP an toàn.

Danh sách an toàn của Outlook Live

Bạn gửi các địa chỉ IP sẽ được thêm vào danh sách an toàn của Outlook Live ở Cổng Quản lý Dịch vụ Live@edu. Bạn thêm các địa chỉ IP vào danh sách máy chủ cổng hoặc vào danh sách máy chủ thư nội bộ. Bạn không thể thêm cùng địa chỉ IP vào cả hai danh sách này. Danh sách bạn thêm địa chỉ IP máy chủ của bạn quyết định cách xử lý thư nhận được từ máy chủ đó.

Bạn sử dụng danh sách nào khi? Hãy xem.

Danh sách máy chủ cổng   Máy chủ cổng là máy chủ tiếp cận Internet làm nhiệm vụ chuyển tiếp e-mail đến Outlook Live từ một máy chủ thư khác. Địa chỉ IP cổng luôn là địa chỉ IP công cộng được gán tĩnh. Chúng tôi không chặn hoặc điều chỉnh các kết nối từ địa chỉ IP trong danh sách máy chủ cổng. Tuy nhiên, chúng tôi cũng xem địa chỉ IP nguồn của thư. Nếu địa chỉ IP nguồn không được liệt kê trong danh sách máy chủ thư nội bộ, chúng tôi thực hiện lọc nội dung trên thư đó. Nếu bạn thêm địa chỉ IP vào danh sách máy chủ cổng, bạn cũng phải thêm địa chỉ IP vào danh sách máy chủ thư nội bộ.

Nếu máy chủ cổng của bạn đáp ứng một trong những tiêu chí sau, hãy thêm địa chỉ IP vào danh sách máy chủ cổng:

  • Máy chủ cổng chuyển tiếp e-mail trực tiếp từ Internet. Ví dụ: khi bạn có không gian địa chỉ dùng chung với chuyển tiếp tại chỗ, máy chủ cổng của bạn có thể nhận được e-mail trước tiên. Sau đó, thư được gửi đến người nhận trong Outlook Live sẽ được chuyển tiếp đến Outlook Live.
  • Máy chủ cổng chuyển tiếp e-mail từ máy chủ thư nội bộ và chuyển tiếp thư từ Internet mà không qua máy chủ thư nội bộ xử lý.
  • Máy chủ cổng chuyển tiếp lưu lượng Internet chung cho một mạng nội bộ.

Máy chủ thư nội bộ   Máy chủ thư nội bộ tạo các thư e-mail được gửi đến Outlook Live từ hệ thống nhắn tin tại chỗ của bạn. Địa chỉ IP của máy chủ thư nội bộ luôn được gán tĩnh.

Địa chỉ IP trong danh sách máy chủ thư nội bộ không phải trải qua bất kỳ lọc nội kết nối hoặc lọc nội dung nào. Đảm bảo rằng các máy chủ trong danh sách này là đáng tin cậy để không bao giờ gửi e-mail rác và chúng không chuyển tiếp thư Internet chưa được lọc thư rác đến người dùng Outlook Live.

Nếu máy chủ của bạn đáp ứng một trong những tiêu chí sau, hãy thêm địa chỉ IP vào danh sách máy chủ thư nội bộ:

  • Bạn có một máy chủ cổng chuyên làm nhiệm vụ chuyển tiếp thư e-mail từ các máy chủ thư tại chỗ của bạn. Trong tình huống này, bạn có thể có các địa chỉ IP được liệt kê trong danh sách máy chủ thư nội bộ.
  • Bạn có một máy chủ e-mail tại chỗ chuyển tiếp e-mail đến Outlook Live qua địa chỉ IP có trong danh sách máy chủ cổng.

Lưu ý   Bạn không thể thêm địa chỉ IP SMTP của bên thứ ba vào danh sách an toàn của Outlook Live thay mặt cho tổ chức của bạn. Phương pháp hiệu quả nhất để đảm bảo việc gửi e-mail vào Outlook Live là khuyến khích các bên thứ ba trở thành người gửi được chứng thực. Để biết thêm thông tin về dịch vụ bên ngoài này, hãy xem Điểm Người gửi được Chứng thực.

Thêm địa chỉ IP vào danh sách IP an toàn

Để thêm địa chỉ IP vào danh sách an toàn của Outlook Live, sau khi bạn đăng ký tổ chức của mình với Microsoft Live@edu, hãy thực hiện các bước sau.

1. Trong Cổng Quản lý Dịch vụ Live@edu, nhấp vào Gửi thư.

2. Nhấp vào Quản lý danh sách IP an toàn.

3. Trong phần Thêm máy chủ cổng, nhập địa chỉ IP máy chủ cổng của bạn.

4. Trong phần Thêm máy chủ thư nội bộ, nhập địa chỉ IP máy chủ thư nội bộ của bạn.

5. Nhấp vào Gửi. Bạn có thể gửi tối đa năm địa chỉ IP cho mỗi yêu cầu ở từng phần.

Quan trọng   Mất vài ngày để cập nhật danh sách an toàn này. Sau khi bạn gửi yêu cầu của mình, bạn có thể xem trạng thái địa chỉ IP bạn đã gửi trên trang Gửi Thư trong cổng quản lý dịch vụ Live@edu.

Bạn có thể thêm tổng số 100 địa chỉ IP vào danh sách an toàn của Outlook Live. Để xoá một địa chỉ IP khỏi các danh sách an toàn của Outlook Live, hãy chọn địa chỉ IP đó rồi nhấp .

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: